防疫期间,会议工作都做了哪些改变?
新冠肺炎疫情的发生是对会议工作能力和水平的一次挑战,也迫切需要会议组织者改变思路,创新会议方式。为此,北京会议会展策划公司至诚众禾总结了以下三点:
一、会议方式:从“线下”到“线上”转变
防疫期间,线下会议地点预约不上,参会人员不能及时到场,大笔隔离期食宿费用等等因素,这迫使会议组织者改变以往的会议方式,依托互联网,改变以往的会议方式:从“线下召开”转变为“云会议”。
二、会议工作:防疫消毒工作放第一
习大大曾指出,做好疫情防控工作,直接关系人民生命安全和身体健康,直接关系经济社会大局稳定。会议防疫消毒工作对于疫情防控工作至关重要。
会场严格做好各项疫情防控措施。会前,做好会场环境消毒通风工作,会场相对密闭不易通风换气的采取机械通风。在会场入口处做好参会人员体温检测和手部消毒工作,如有体温异常、身体不适等症状,及时引导至会场外临时医务点进一步诊断和处理。有条件的应用高新科技手段对多人同时进行体温检测,提高入场效率。会议期间,做好会场的通风换气工作,尽量不使用新风系统和中央空调系统,会场相对密闭的使用空气消毒机。会后,做好会场及设施的清洁消毒。会议期间,原则上不安排就餐,确需就餐时,安排分散就餐。
三、会议数量:从“多”到“少”,从“繁”到“精”
会议组织者应严控会议数量。对确需召开的会议,采取套开、合并或接续召开的方式压缩会议流程、时间。需召开多次全体会议时,整合议题合并召开。前后参会范围不一致时,中途休会,翻台布置后继续召开。涉及分组讨论时,改为书面征求意见,会前发放材料、会后将材料及修改意见收回。
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